Técnica pomodoro: seja mais produtiva e rápida no seu trabalho

Francesco Cirillo aplicou a técnica pomodoro pela primeira vez nos anos 80, numa tarde em que a concentração necessária ao estudo para o exame de Sociologia tardava em aparecer.

Determinado em terminar de ler o capítulo do livro que tinha entre mãos, regulou o temporizador de cozinha — um tomate, pomodoro em italiano — e, até soar o alarme, conseguiu realizar a tarefa sem as habituais distrações.

Com o tempo, o que foi um acaso feliz transformou-se numa técnica estruturada que agora tem a forma de um livro — A Técnica Pomodoro —, editado recentemente em Portugal pela GestãoPlus. O objetivo é simplificar processos e garantir uma maior produtividade, usando sempre o tempo como nosso aliado.

Um telefone que toca, a lembrança de um telefonema ‘importante’ que tem de ser feito, a mensagem de e-mail que acaba de chegar, a reunião marcada para dali a minutos e que já tinha sido esquecida, alguém que surge com uma dúvida a esclarecer. O número e a origem das interrupções que surgem durante a realização de uma tarefa são os mais diversos e, acumulados ao longo de dias e semanas, acabam por comprometer a produtividade.

Foi a pensar nestas interrupções — muitas são fruto da própria mente — que Francesco Cirillo criou uma técnica que quis assente em três pressupostos: usar o tempo de uma maneira diferente, fazer um melhor uso da mente e utilizar ferramentas simples.

Como funciona a técnica pomodoro

Um temporizador tem 30 minutos, sendo que 25 devem ser de trabalho e cinco de pausa. Assim, no início de cada dia, é importante selecionar as tarefas a realizar e anotá-las numa folha. Depois, há que escolher uma tarefa e marcar os primeiros 25 minutos no temporizador de cozinha – quer este tenha a forma de um tomate ou não!

A ideia não é realizar uma tarefa a cada 25 minutos, mas, ao fim de um certo tempo, a técnica torna mais fácil perceber o tempo despendido com cada tarefa, o que permite uma melhor organização.

Há um aspeto muito importante a reter na técnica criada por Francesco Cirillo: cada pomodoro é indivisível, ou seja, não pode ser interrompido sob o risco de ser anulado. Assim, se ao longo dos 25 minutos de trabalho surgir a necessidade de um telefonema ou de outra tarefa a realizar no dia, o melhor é apontá-la num papel.

Mais tarde, a lista criada pelas eventuais interrupções pode dar origem a um pomodoro destinado especificamente a resolver todos os assuntos pendentes. Mas se o trabalho é para ser levado com concentração máxima, as pausas também merecem respeito.

As pausas também têm de ser respeitadas

Terminados os 25 minutos, é suposto assinalar o fim do pomodoro e parar três a cinco minutos. Uma pausa que deve ser usada para beber água, andar um pouco ou para outra atividade pouco exigente.

É o tempo necessário para se desligar do trabalho, o que, de acordo com o livro Técnica Pomodoro, “permite que a mente assimile o que foi aprendido nos últimos 25 minutos”.

Já falar de problemas de trabalho ou escrever e-mails nesta fase irá “bloquear o ímpeto criativo”. A cada quatro pomodoros – o mesmo é dizer a cada duas horas – a pausa pode ter 15 a 30 minutos, mas o objetivo continua a ser o mesmo: não fazer nada de complexo.

Dar um passeio ou tomar café com um amigo são duas das sugestões deixadas por Francesco Cirillo.

Sistematizar a técnica

Por si só, a utilização do pomodoro pode facilitar a realização de algumas tarefas, mas, de acordo com Francesco Cirillo, só sistematizada a técnica pode trazer benefícios a longo prazo.

Assim, usado ao fim de algumas semanas, há uma série de objetivos que, à partida, vão sendo alcançados. Para começar, ao consultar as folhas preenchidas nos últimos dias ou semanas torna-se claro o esforço necessário para realizar uma determinada atividade.

Com o tempo, torna-se mais fácil esperar 25 minutos antes de responder a um e-mail ou telefonar a um amigo, ou seja, é mais simples lidar com interrupções e manter a concentração. Assim, torna-se mais fácil estimar o tempo e esforço que tarefas futuras irão requerer e, ao mesmo tempo, com o passar das semanas há sempre a possibilidade de tornar cada pomodoro mais eficaz, por exemplo, ao usar os primeiros cinco minutos para rever o trabalho já feito.

Estabeleça horários

Criar um horário é outra medida que ajuda a manter a motivação de cumprir uma tarefa dentro de um determinado intervalo de tempo, além de garantir que continua a haver lugar para o lazer e o tempo livre – de acordo com a técnica, o horário sobrepõe-se ao pomodoro. Aliás, como escreve Francesco Cirillo no seu site, “criar um horário, apreciar o tempo livre sem a preocupação de que poderia estar a trabalhar mais”. E, por último, esta é uma técnica que pode ser criada para definir objetivos a longo prazo.

Para os atingir, nada como dar o primeiro passo e marcar no temporizador os próximos 25 minutos. E, sempre que surgir a tentação na forma de um hipotético e-mail ou telefonema, há que manter presentes os princípios base da técnica criada por Francesco Cirillo:

• Todo o pomodoro é importante;
• Não é preciso competir com o tempo;
• Tem de se fazer pausas e alcançar um objetivo de cada vez;
• Não ter pressa e acreditar sempre que “o próximo pomodoro vai correr melhor;
• E, muito importante, nunca usar o pomodoro no tempo de lazer.