Se decidir organizar a sua vida digital, antes de começar, observe o seu comportamento de uso dos diversos dispositivos, seja computador, telefone ou tablet. O que usa mais? Para que usa? Passa quantas horas por dia? Que pastas ou aplicações acede mais vezes? O que incomoda mais na utilização? Para que fins utiliza? Profissional e/ou pessoal?
Após essa reflexão, estruture que tipo de organização de ficheiros funciona para si. Organizar por data ou tema são as mais comuns.
Organização digital: o passo a passo para o sucesso
Fotografias, o universo infinito das fotografias
Sugiro, uma vez por mês, fazer uma revisão das fotografias que tirou e escolher manter as que lhe despertam alegria, e deixar ir os duplicados ou outras que não lhe trazem nada.
Anualmente poderá guardar no computador ou num disco externo as mais especiais, organizadas por ano e/ou acontecimento.
Se for daquelas pessoas, que tira printscreen ou fotografias para não se esquecer de comprar, ouvir ou pesquisar, faça essa revisão ou termine a tarefa uma vez por semana. A sensação de assuntos tratados é maravilhosa.
Pastas e ficheiros
Crie um padrão no nome das pastas e dos ficheiros, para que no momento da procura seja mais fácil.
Para projetos maiores que têm várias versões do mesmo ficheiro, opte por ter uma pasta “arquivo” onde mantém as versões antigas e mais tarde possa mover para o lixo, sem se sentir inseguro com a decisão. Mantenha apenas a versão final disponível como principal.
Rafaela GarcezEmail e os 500.000 emails não lidos
Gostava de ser aquela pessoa com a caixa de correio a zero no final da semana? Tenho algumas sugestões:
1. Fique offline. Se possível, reserve um ou dois momentos do seu dia para responder a emails e dar seguimento a assuntos, não mais do que isso. Estar permanentemente disponível via email não é a melhor escolha para a sua produtividade.
2. Newsletters que nunca lê, cancele no momento imediato em que as recebe. São cinco segundos e nunca mais vai perder tempo com ela.
Newsletters de marcas ou empresas que quer comprar algo ou ler melhor mais tarde, anote numa lista de tarefas e faça-o. Caso contrário, ficarão para sempre no email e continuará a receber e a não ler os conteúdos enviados. Será apenas lixo digital.
3. Faça uma revisão das suas pastas, e veja se a estrutura que mantém faz sentido, pelo menos uma vez por mês. Mantenha essa estrutura o mais simples possível, para que não se perca na organização que criou e comece a guardar os mails de forma aleatória.
Aplicações do telefone e tablet
Faça uma seleção regular das aplicações que utiliza. Pode organizá-las por pastas classificadas por funcionalidades, tais como, redes sociais, trabalho, viagens, etc.
Rafaela GarcezRedes sociais e serviços
Avalie quais fazem sentido estar presente e utilizar e quais é que pode libertar e ganhar mais tempo de vida.
Questionar o tempo que “perdemos” nas redes sociais, também pode ser libertador, se decidir usar esse tempo para atividades mais prazerosas ou produtivas.
Ambiente de trabalho
Quem tem aquele ambiente de trabalho que está tão cheio que não se encontra nada? É verdade, muitas pessoas sofrem deste acontecimento na sua vida digital.
O ambiente de trabalho e a pasta de downloads são os espaços, de forma geral, que mais sofrem de desorganização. Opte por semanalmente fazer uma revisão de todos os ficheiros, dar destino à pasta correta ou deitar fora o que já não tem utilização.
E para terminar…
Não se esqueça de fazer cópias de segurança/backup regular do seu computador. Hoje em dia, o que temos nos nossos computadores é de extrema importância, e fazer os backups regularmente irá trazer-lhe uma sensação de controlo e segurança.
Formada em design gráfico, Rafaela Garcez dedica-se à organização profissional desde 2017. Fez a certificação em Nova Iorque com Marie Kondo e é uma das primeiras consultoras certificadas em Portugal. Desde então trabalha com clientes o método de organização japonês, transformando as suas casas e vidas. É uma das embaixadoras da Intercasa 2019.
