Para começar, organize recibos e faturas, já que isso permite ter uma ideia mais clara dos gastos realizados ao longo do ano.
As dicas avançadas por Paulina Draganja no livro Organize a sua Casa, no qual a autora sugere um projeto por semana para simplificar a vida doméstica, são simples e eficazes.
Passam por criar um sistema de organização, com um dossiê, micas de plástico e separadores, distribuindo depois os recibos por categorias e reservando duas micas para cada uma – uma para o ano corrente e outra para o anterior – utilizando o mesmo sistema para as faturas de mobiliário, eletrodomésticos e aparelhos informáticos, que servem também de garantia.
No final do ano, e como forma de evitar a acumulação de papéis, tire das micas e deite fora os recibos e faturas do ano transato.
A alternativa é guardar tudo em forma digital, no computador ou numa cloud, mas não é certo que, em caso de reclamação, todas as lojas aceitem faturas em formato digital.
Aproveitando o embalo, pode também organizar o escritório, quer se trate de uma divisão da casa ou apenas do lugar onde estão guardados todos os documentos importantes.
Paulina Draganja recomenda que a secretária – caso exista – deve apenas ter à vista o que for necessário numa base diária.
Tudo o resto deve estar guardado em armários e gavetas, organizado em pastas que podem estar catalogadas de acordo com os principais temas burocráticos: Impostos, Casa (todos os documentos relacionados com a compra ou arrendamento da mesma, por exemplo), Faturas/Recibos, Férias, Certificados Diversos (incluindo diplomas, certificados ou cartas de recomendação), Crianças (com boletins de vacinas, documentação escolar, etc.) e Animais (boletim de vacinas, passaporte, seguros, etc.).
Finanças organizadas, vida simplificada
A organização do espaço físico nem sempre é suficiente para garantir uma boa gestão das finanças. Criar uma folha Excel que permita ter uma noção clara das despesas é uma boa opção inicial, mas atualmente existem aplicações eletrónicas que põem na linha até o mais desorganizado.
É o caso da Boonzi, desenvolvida em Portugal, e que está no mercado desde 2013.
Pode ser instalada tanto em Mac como PC e centraliza todos os gastos associados às contas bancárias e mostra em detalhe os gastos realizados nos diferentes hábitos de consumo, apresenta gráficos e, perante o estabelecer de metas, permite calcular a poupança mensal necessária para atingi- las.
É ainda possível criar orçamentos mensais e ver qual o teto de gastos possível nas diferentes categorias (alimentação, roupa, transportes etc.), o qual é atualizado a cada nova despesa.
Há ainda a juntar ferramentas como o ‘Desmotivador de Compras’, disponível no site Doutor Finanças, que permite saber as horas de trabalho necessárias para adquirir determinado bem ou serviço.
O modo de cálculo é simples: o utilizador só tem de inserir o preço do que quer adquirir, o montante do salário líquido e o número de horas de trabalho semanais.
Por exemplo, para uma compra de 200 euros e um salário líquido de mil, com um horário semanal de 40 horas, são necessárias 27,03 horas (cerca de 3,38 dias) de trabalho, sendo os cálculos feitos a partir do pressuposto que o utilizador trabalha 11 meses e recebe 14 pagamentos do salário mínimo.
De acordo com o site, o objetivo não é inibir as compras, mas sim potenciar compras racionais e inteligentes.
